Gestión de flotas

La gestión de flotas es el proceso que los gerentes de flotas utilizan para administrar toda la información de flotas y activos, desde la adquisición hasta la eliminación. Esto permite a las empresas reducir costes, mejorar la eficiencia y garantizar el cumplimiento en toda una operación de flota.

Reduzca los costes de su flota

El
control de flotas puede ser un reto en el mejor de los casos. Si a esto se
añaden las influencias externas a las que se enfrenta un gestor de flota, como
los cambios en la legislación, la incertidumbre en el mercado del automóvil y
la espiral de costes, la tarea puede llegar a ser abrumadora.

Entonces,
¿cuál es el propósito de la gestión de flotas, qué papel tiene que desempeñar
el software de gestión de flotas y cómo ayuda al control de flotas?

¿Cuál es el propósito de la gestión de flotas?

Cualquier
organización que incorpore vehículos para su uso dentro de la empresa requiere
algún tipo de software de gestión de flotas.

Su
objetivo es controlar todo el ciclo de vida de los vehículos, además de reducir
los riesgos asociados, mejorar la eficiencia, aumentar la productividad y
garantizar el cumplimiento de la legislación.

Los
vehículos privados utilizados con fines de trabajo, conocidos como flota gris,
también deberían incluirse en este proceso.

Las
empresas de flotas son extensas. Los transportistas, los mensajeros, las
ventas, los servicios, el transporte público y los servicios de emergencia necesitan
un control de flotas para ser gestionadas.

El
conocimiento de los procesos necesarios para gestionar una flota permite a la
empresa controlar los costes asociados, seguir siendo competitiva en el mercado
y ayudar a cumplir las expectativas de servicio al cliente.

La gestión de flotas puede
llevarse a cabo dentro de la empresa, normalmente mediante el nombramiento de
un gestor de flotas, o subcontratado a un proveedor externo de soluciones de
flotas.

Retos a los que se enfrentan los gestores de flotas

Al
igual que el nivel de responsabilidades de un administrador de activos, un
administrador de flotas es responsable de cinco áreas clave de la flota:

  • Adquisición de vehículos
  • Gastos en combustible
  • Mantenimiento de vehículos
  • Salud y seguridad y cumplimiento

A cada uno de ellos le echamos un vistazo.

Adquisición de vehículos

La
evaluación de los cambios en la legislación de vehículos, la determinación del
propósito y la idoneidad de los vehículos, la negociación de acuerdos con los
fabricantes de vehículos, todo ello se realiza en colaboración con el
administrador de la flota.

El
consumo de combustible, los impuestos y los costes de seguro, además de las
expectativas de los empleados, también deben tenerse en cuenta a la hora de
seleccionar los vehículos de flota adecuados.

Si
a esto se añade una consideración hacia el final de la vida útil y el valor de
reventa del vehículo, pronto queda claro por qué el papel puede ser un reto.
Hay que cumplir con las asignaciones presupuestarias y siempre se pueden lograr
ahorros.

Gestión de combustible

Probablemente
uno de los mayores retos de ahorro de costes para un gestor de flotas es el
aumento cada vez mayor de los costes de combustible.

Las
fluctuaciones en los precios de mercado y los factores externos que influyen en
los precios están fuera del control de un administrador de flotas, pero existen
opciones para ayudar a reducir los gastos de combustible y los costos.

Un
gestor de flota eficaz necesita evaluar todas las opciones para ver si todavía
ofrecen el mayor ahorro de costes.

La
gasolina sigue siendo líder del mercado, pero el margen está disminuyendo
debido a la creciente popularidad de los vehículos eléctricos e híbridos.

Los
gestores de flotas pueden realizar un análisis de coste-beneficio de las
opciones de combustible como forma de determinar el más adecuado para los
vehículos a su cargo.

Las
consideraciones deben ir a un precio de compra más alto de los vehículos
eléctricos e híbridos contra los costos de funcionamiento y el rendimiento más
bajo para determinar la idoneidad.

La
elección de la tarjeta de combustible es primordial para cualquier flota, ya
que permite seleccionar la mejor relación calidad-precio para satisfacer las
necesidades.

Además,
la telemática puede desempeñar un papel importante en la observación a
distancia del comportamiento de los conductores y el efecto en la gestión del
combustible, además del seguimiento de vehículos y determinar las rutas más
rentables.

Mantenimiento de vehículos

La
supervisión del programa de mantenimiento de los vehículos dentro de la flota
puede realizarse internamente con recursos propios o externalizándose en
función del tamaño del análisis de costes y beneficios.

La
responsabilidad del administrador de la flota es asegurar que los seguimiento
de vehículos se lleven a cabo para cumplir con la legislación.

Esto incluye comprobaciones
diarias del conductor, inspecciones previas a la compra del vehículo,
comprobaciones periódicas de mantenimiento y para garantizar que el vehículo
esté en perfectas condiciones de funcionamiento.

Salud y seguridad

En
caso de que ocurra un accidente y un conductor tenga un accidente, la
responsabilidad del administrador de la flota es asegurarse de que esto se haga
en consecuencia.

Es
necesario establecer procedimientos de notificación sólidos que permitan a los
conductores hacer frente a un accidente siguiendo correctamente los
procedimientos de notificación de seguros, de modo que las reclamaciones puedan
tramitarse rápida y eficazmente con los trabajos de reparación necesarios.

Huelga
decir que un gestor de flota será responsable tanto del desarrollo como de la
aplicación de la política de salud y seguridad, además de asegurarse de que los
registros de formación de los conductores estén actualizados para minimizar el
riesgo de que se produzcan accidentes en la flota en primer lugar.

Cumplimiento de los requisitos

Comprobaciones
diarias, hojas de inspección, comprobaciones del conductor, defectos, informes,
ITVs, seguros….la lista continúa.

El
cumplimiento y la gestión de riesgos de la flota es una parte esencial de la
función y todos los aspectos deben ser llevados a cabo y documentados.

De
este modo, se garantiza la disponibilidad de una pista completa de información
para cada vehículo, tanto a efectos de auditoría como en caso de accidente, en
caso de que sea necesario realizar una reclamación o una investigación.

La
legislación sobre vehículos está cambiando rápidamente, particularmente con el
cambio a la estructura de pruebas de vehículos de la WLTP.

Esto
significa que es imperativo que los gestores de flotas sean conscientes de los
cambios en la legislación que podrían tener un impacto directo en su
funcionamiento y actuar en consecuencia.

Control de costes

El control de flotas y la reducción de costes es siempre una prioridad para cualquier empresa y la gestión de flotas no es una excepción.

Los
gestores de flotas deben analizar la información pertinente sobre su flota y
determinar las zonas que pueden mejorarse.

Esto
puede incluir la reducción de los costes de compra de vehículos, la revisión
del consumo de combustible y el análisis del comportamiento de los conductores,
logrando más por menos.

Los
neumáticos poco inflados pueden aumentar los gastos en combustible en un 15%.
Conozca otras formas de reducir sus costos de administración de flotas

Evitar la sobrecarga de información

Las
flotas generan una gran cantidad de datos que un gestor de flota puede revisar,
algunos de los cuales pueden ser útiles, pero muchos de ellos probablemente no
lo sean.

El
rastreo de cantidades tan grandes de información lleva mucho tiempo y corre el
riesgo de perder información importante y relevante. La actualización de dicha
información también tiene implicaciones de tiempo y dinero administrativos.

El
software de gestión de flotas puede ayudar a clasificar la información
innecesaria y generar informes sólo sobre las áreas que usted necesita o que
tienen la información, pero que no saben qué hacer con ella ni la analizan
correctamente.

Ampliar la función del gestor de flotas

El
papel de la tecnología está evolucionando rápidamente, lo que llevará a la
expansión del papel de los gestores de flotas también.

La
gestión de la movilidad, la gestión de activos y el nivel de responsabilidad
para medir y controlar el impacto medioambiental de una empresa empezarán a ser
competencia del gestor de flota.

La
incorporación de software de gestión de flotas será fundamental para ayudar a
conseguirlo.

¿Qué es el software de gestión de flotas?

El
software de gestión de flotas permite tener información relevante sobre el
rendimiento de su flota al alcance de la mano.

En
efecto, se trata de una sofisticada base de datos con numerosas aplicaciones
que permite registrar y reportar los atributos clave que pueden ayudar a
mejorar la eficiencia y reducir los costos.

Lo
hacen reduciendo el tiempo de inactividad y mejorando la productividad.

En
resumen, la incorporación de un sistema de software en la gestión de flotas
mejora la gestión de:

En resumen, la incorporación de un sistema de software en la gestión de flotas mejora la gestión de:

  • Vehículos, bienes y equipo
  • Mantenimiento y reparación
  • Combustible y emisiones
  • Conductores, incluidos los controles de los permisos de conducir
  • Talleres y programación – inspecciones, informes de defectos y auditorías piezas e inventario
  • Gestión de accidentes y riesgos
  • Cumplimiento normativo y legal
  • Presupuesto y previsiones

…y mucho más.